Sistem Informasi Akuntansi (Sofskill)

Bab 5

MEMAHAMI DAN

MENDESAIN DATA AKUNTANSI

                Bab 5 ini akan menjelaskan bagaimana mendesain file data. Basis data relasional adalah basis data dimana data disajikan sebagai seperangkat tabel dua dimensi dengan kolom menunjukan atribut dan baris menunjukan record. Sistem manajemen basis data merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi dan menyaring informasi dari basis data.

Tabel Induk

                Sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan tabel transaksi maupun tabel induk. Secara umum tabel induk digunakan untuk mnyimpan data yang relatif permanen tentang entitas.

Atribut dan Hubungan

                Analisis kejadian digunakan untuk mendefinisikan transaksi dan tabel induk yang diperlukan. Konsep menghubungkan tabel transaksi ke tabel induk juga diperkenalkan. Bagian ini menjelaskan tiga konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : (1) kunci primer, (2) kunci atribut terhubung (kunci asing) dan (3) kardinalitas hubungan. Ketiga konsep tersebut bersama-sama membantu piranti lunak basis data mengaitkan informasi yang disimpan di tabel untuk memproduksi berbagai dokumn dan laporan.

1.       Kunci utama

Kunci utama (primary key) adalah atribut-atribut yang secara unik mengidentifikasi record di tabel. Ketika record ditambah ke tabel, setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentidikasi record tersebut.

2.       Kunci asing

Kunci utama (foreign key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan suatu tabel dengan tabel lainnya.

3.       Hubungan antar tabel

Hubungan antar tabel dihubungkan dengan menggunakan garis. Kardinalitas hubungan menunjukan beberapa banyak keterjadian dari suatu jenis entitas (kejadian, sumber daya atau pelaku) dihubungkan dengan jenis entitas lainnya. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam mendesain basis data : satu dengan satu 1-1 (one to one), satu dengan banyak 1-m (one to many) dan banyak dengan banyak m-m (many to many).

Menentukan Kardinalitas

                Tidak selalu mudah untuk menentukan kardinalitas hubungan. Ingat bahwa setiap pola membuat dua pernyataan independen tentang hubungan antar entitas. Juga ingat, bahwa sisi kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waktu.

Pendesainan Data dengan Diagram Kelas UML

                Terdapat empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan desain data dengan menggunakan diagram kelas UML.

Langkah 1 : Letakan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML. Selesaikan langkah ini dengan melakukan hal berikut:

·       Identidikasilah kejadian-kejadian dalam proses bisnis. Gunakan prosedur yang di jelaskan di Bab 2

·       Putuskan kejadian mana saja yang memerlukan tabel transaksi

·       Mulailah diagram kelas UML dengan menampilkan kotak untuk setiap kejadian yang memerlukan tabel transaksi.

Langkah 2 : Letakan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML. Selesaikan langkah ini dengan melakukan hal berikut:

·       Untuk setiap kejadian di diagram kelas UML (dari langkah 1) tentukan entitas barang, jasa atau agen terkait

·       Tentukan entitas mana yang memerlukan tabel induk

·       Perhatikan penggunaan tabel induk untuk melacak lokasi kas dan pengaruh kejadian terhadap saldo-saldo akun di buku besar

·       Tambahkan tabel induk yang diperlukan ke sisi kelas diagram UML yang teapt.

Langkah 3 : Tentukan hubungan yang diperlukan antar tabel dengan melakukan hal berikut :

·       Untuk setiap garis yang terhubung, tentukan kardinalitas hubungan antar tabel. Kardinalitas anda harus (1,1), (1,m) atau (m,m)

·       Tulislah kardinalitas disamping garis antar entitas

·       Jika terdapat hubungan banyak dengan banyak, ubahlah menjadi hubungan satu dengan banyak dengan menambahkan tabel persimpangan.

Langkah 4 : Tentukan atribut yang diperlukan dengan melakukan hal berikut :

·       Tentukan kunci utama setiap tabel. Tulislah kunci utama tersebut di kotak untuk entitas atau tabel. Saran untuk tabel transaksi, tabel persimpangan dan tabel induk adalah sebagai berikut :

Tabel transaksi : Nomor seri sering digunakan sebagai kunci utama untuk mengidentifikasi record di tabel ini. Setiap record baru di tabel transaksi diberi sebuah nomor satu tingkat lebih tinggi dibandingkan nomer kejadian sebelumnya.

Tabel induk : Nomer seri dapat digunakan disini, tetapi banyak kasus digunakan kode-kode yang lebih berarti.

·       Hubungan antar tabel-tabel terkait dengan menambahkan kunci asing ke salah satu pasangan dalam hubungan tertentu. Tulislah kunci asing di kotak entitas. Cara dimana tabel-tebel dihubungkan tergantung pada kardinalitas hubungan.

Hubungan satu dengan satu : Jika dua entitas adalah kejadian, tambahkan kunci utama pada kejadian pertama dengan urutan atribut-atribut dari kejadian kedua

Hubungan satu dengan banyak : Hubungkan satu entitas dengan banyak entitas dengan menambahkan kunci utama satu entitas ke atribut banyak entitas

Hubungan banyak dengan banyak : Gunakan tabel persimpangan untuk membagi banyak dengan banyak menjadi dua hubungan satu dengan banyak. Masukan kunci utama dari setiap dua tabel awal sebagai atribut di tabel persimpangan. Kombinasi dari dua atribut ini akan menciptakan kunci utama campuran yang unik untuk tabel persimpangan.

Bab 6

MEMAHAMI DAN MENDESAIN

QUERY DAN LAPORAN

Bab 6 merupakan bagian kedua yang dimaksudkan untuk mengembangkan pemahaman anda mengenai bagaimana sistem informasi akuntansi bekerja dan bagaimana sistem informasi akuntansi dapat dikembangkan. Sistem manajemen basis data (database management system-DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data.

Query

Query adalah permintaan untuk data dari satu tabel atau lebih. Query dibagi menjadi dua yaitu :

·       structured query language (SQL)

SQL merupakan bahasa yang mencakup perintah untuk mendapatkan kembali data dari basis data. Di SQL, menggunakan perintah SELECT, FROM dan WHERE

·       query by example (QBE)

QBE adalah antar muka pengguna grafis untuk melakukan hal yang sama.

Tanpa memerhatikan metode manapun, query ditentukan dengan menyatakan atribut (field) yang diinginkan, tabel menyimpan informasi yang diinginkan, kriteria dan kondisi yang digunakan untuk memutuskan record apa yang di dapat kembali.

Jenis-jenis Laporan

                Laporan adalah penyajian informasi yang terpola. Laporan memiliki elemen-elemen dasar yaitu deader laporan, footer laporan, header kelompok, perincian kelompok dan footer kelompok. Beberapa laporan mungkin dirancang untuk menyajikan informasi mengenai kejadian. Laporan lainnya mungkin memfokuskan pada data di tabel induk dan menyajikan data acuan dan ringkasan di record induk. Terdapat empat jenis laporan yaitu :

·       Laporan daftar sederhana (simple list report) adalah daftar transaksi laporan

·       Laporan perincian yang dikelompokan (grouped detail report) adalah transaksi penjualan yang dikelompokan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setiap jenis produk

·       Laporan ringkasan (summary report) hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan terakhir

·       Laporan entitas tunggal (single entity report) yaitu seperti faktur penjualan yang hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.

Tata Letak Laporan

                Sebagian besar laporan memiliki header laporan, header halaman, footer halaman dan footer laporan. Header laporan menunjukan informasi yang diterapkan pada seluruh laporan (misalnya nama laporan dan nama perusahaan, tanggal laporan). Header halaman dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak di bagian atas setiap halaman. Footer laporan biasanya digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan seperti total semuanya.

Isi laporan

                Perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna kemudian memutuskan data apa yang perlu dimasukkan ke dalam laporan.

Laporan Kejadian

                Sebagian besar isi laporan kejadian menggunakan data yang tersedia di dalam tabel transaksi. Contoh-contoh laporan transaksi meliputi pesanan pmbelian (PO), fatur pemblian, retur pembelian, pesanan penjualan, faktur penjualan, retur penjualan, pengiriman, penerimaan kas dan laporan produksi.

Daftar Kejadian Sederhana

                Daftar kejadian sederhana (simple event list) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.

Laporan Perincian Kejadian Dikelompokkan

                Laporan perincian kejadian dikelompokkan (grouped event detail reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya di kelompokkan menurut barang/jasa atau agen.

Laporan Ringkasan Kejadian

                Laporan ringkasan kejadian (event summary report) meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan.

Laporan Satu Kejadian

                Laporan satu kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Seringkali laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok. Contohnya adalah faktur penjualan dan pesanan pembelian.

Daftar Acuan dan Laporan Status

                Daftar acuan (refrence list) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama dan alamat, daftar pemasok, daftar produk yang terjual dan bagan akun-akun buku besar.

                Laporan status (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen. Contoh data ringkasan adalah Jumlah_Barang_di_Gudang, Saldo_Utang dan Penjualan_Hingga_Sekarang. Laporan status dibuat dalam bentuk terperinci ataupun ringkasan.

Bab7

MEMAHAMI DAN

MENDESAIN FORMULIR

Bab ini akan menjelaskan formulir input yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam SIA. Sebagai pengguna SIA, akuntan memahami formulir-formulir SIA khusus serta isi, organisasi dan fitur interaksi pengguna. Sebagai perancang akuntan harus memberikan perhatian cermat terhadap desain formulir. Antarmuka pengguna yang di desain dengan baik dapat membuat entri data lebih efisien dan akurat. Di bab ini kita menganggap formulir sebagai sebuah alat pengendalian internal. Formulir yang di desain dengan baik dapat meningkatkan akurasi dan pengendalian entri data.

Hubungan antara Formulir Input dan Tabel

                Formulir biasanya digunakan untuk menambahkan data ke tabel akan tetapi tidak terdapat suatu pemetaan satu dengan satu antara formulir dan tabel. Terdapat tiga hubungan antar tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.

Jenis-jenis Formulir Input

                Formulir yang digunakan untuk entri data dikelompokan menjadi tiga jenis, yaitu :

1.       Formulir Entri Satu Record (single record entry form) hanya menampilkan satu record. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus atau memodifikasi data di satu record satu tabel tertentu. Formulir ini seringkali digunakan untuk mengarsipkan data file induk

2.       Formulir Entri Bentuk Tabel (tabular entri form) menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record di satu tabel. Jenis formulir ini seringkali digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian

3.       Formulir Entri Multitabel (multi-table entry form) digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel.

Cara-cara Entri Data

Data dapat dimasukkan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini :

1.       Agen internal mengtik data

2.       Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencari (look-up table), tombol radio (radio button) atau kotak cek (check box)

3.       Agen internal memindai kode batang (barcode) produk kartu indentifikasi pelangan

4.       Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan

                Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana data tersebut dikumpulkan. UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem. Use case adalah langkah-langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan sistem untuk tujuan tertentu. Diagram use case adalah penyajian grafis yang dapat menyediakan daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi.

                Salah satu alat yang dapat digunakan sebagai bantuan dalam mengembangkan diagram use case adalah kerangka kerja CRUD yaitu kepanjangan dari Create (buat), Read (baca), Update (perbaharui), dan Delete (hapus).  Kerangka kerja ini menunjukan fungsi-fungsi dasar yang diperlukan untuk sistem manajemen basis data.

Mendokumentasikan Isi dan Organisasi Formulir

                Sekarang kita bahas lima unsur formulir yang memerlukan dokumentasi :

1.       Atribut yang dicatat di tabel  merupakan atribut-atribut yang dicatat di tabel

2.       Atribut yang ditampilkan dari tabel merupakan atribut ini diperoleh dengan membaca dari tabel

3.       Field perhitungan formulir juga memasukan field yang dihitung dari data di tabel

4.       Kunci asing isu terakhir yang diperhatikan pada saat anda mengembangkan pola formulir berkaitan dengan kunci-kunci asing

5.       Query memudahkan kita untuk menghubungkan data terkait.

Intraksi dengan formulir

                Formulir merupakan pintu masuk ke basis data. Data dapat dimasukan secara tidak akurat maupun secara curang. Jadi disamping merencanakan isi dan organisasi formulir, perancang sistem dan akuntan perlu mengembangkan pengendalian yang efisien dan efektif atas proses entri data.

Elemen-elemen Antarmuka Formulir

                Elemen antarmuka formulir (form interface formulir) merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Berikut ini beberapa elemen antarmuka yang umum adalah

·         Kotak teks (text box) adalah ruang pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi yang ditambahkan ke tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel

·         Label membantu pengguna untuk memahami informasi apa yang perlu dimasukkan

·         Fitur pencarian (look-up feature) sering kali ditambah ke kotak teks yang digunakan untuk memasukkan kunci asing

·         Tombol perintah (common button) digunakan untuk melakukan suatu tindakkan

·         Tombol radio (radio buttons) memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu dari seperangkat pilihan

·         Kotak cek (check boxes) mirip dengan tombol radio tetapi dapat memilih lebih dari satu opsi.

Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Entri Data

                Berikut ini merupakan pengendalian yang dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data :

·         Kunci utama

·         Fitur pencarian, Fitur ini umumnya diterapkan ketika data yang akan dimasukkan adalah kunci asing

·         Pemeriksaan record meliputi pembandingan data yang telah dimasukkan dengan informasi di suatu tabel untuk memeriksa apakah data tersebut valid

·         Konfirmasi, setelah atribut terkait di validasi melalui fitur pencarian atau meliputi pemerikasaan record, sistem dapat membantu pengguna mengkonfirmasi akurasi entri data dengan menampilkan informasi tambahan

·         Integritas referensial. Anda dapat menetapkan sebuah sistem yang menguatkan hubungan satu dengan banyak

·         Pemeriksaan format memastikan bahwa data adalah jenis, panjang dan format yang benar untuk field tertentu

·         Aturan validasi menetapkan batasan atau kondisi mengenai apa yang dapat dimasukkan di dalam satu field atau lebih

·         Default

·         Melarang field kosong. Mengharuskan pengguna untuk mamasukkan data di field-field penting dengan melarang pengguna untuk menyimpan record kecuali jika data telah dimasukkan untuk field tersebut

·         Nilai yang dihasilkan komputer. Akurasi dan efisiensi juga di tingkatkan dengan nilai-nilai yang dihasilkan komputer

·         Mengingatkan pengguna untuk menerima atau menolak data. Secara umum perancang harus menerapkan sebagian besar pengendalian input yang restriktif pada suatu field.

Sistem Informasi Akuntansi (Sofskill)

ini merupakan DFD dari hasil wawancara saya

Sistem Informasi Akuntansi (Softskill)

WAWANCARA UKM

Disini saya akan mewawncarai sebuah tempat penjualan makanan siap saji atau junk fod didaerah bekasi tentang bagaimana mulainya sampai tercipta ide seperti ini. Berikut adalah inti informasi yang saya dapat dalam wawancara.

Mengapa anda tertarik dengan usaha makanan junk food yang anda geluti sekarang ?
Jawab : Ya awalnya saya hanya iseng saja karena kebetulan saya termasuk orang yang suka sekali dengan makanan cepat saji seperti ini, salah satunya junk food ini. Menurut saya tidak ada salahnya saya mencoba untuk membuka usaha seperti ini.

Berapa modal awal yang anda gunakan ?

Jawab : Modal yang saya gunakan saat itu tidak terlalu banyak hanya Rp. 5.000.000 saja karna waktu itu saya masih berjualan ditempat emperan jalan dan belum membayar uang sewa terlalu mahal. Dan pada saat itu saya masih menjual jenis” makanan yang biasa saja bahkan bias dibilang sangat murah.

Untuk apa saja modal awal tersebut ?

Jawab : Modal tersebut saya gunakan untuk membeli gerobak, untuk menaruh makanan kecil yang saya jual. Dan pastinya untuk membeli bahan makanan yang saya akan jual.

Apakah pada saat itu anda sudah memiliki pegawai ?

Jawab : Ya pada saat itu saya hanya memiliki 2 orang pegawai untuk membantu saya mempersiapkan makanan tersebut.

Berapa waktu yang anda butuhkan agar usaha anda biasa berkembang seperti ini ?

Jawab : Tidak memerlukan waktu yang lama hanya 1 tahun saja saya sudah bias membuka cabang lain. Ya mungkin karna usah yang saya geluti ini berhubungan dengan anak remaja yang sangat suka dengan jajanan seperti ini.

Sistem pemasaran apa saja yang anda gunakan ?

Jawab : Melalui iklan-iklan ke sekolahan dan melalui setiap orang yang datang ketempat makan saya ini. Mungkin juga dari mulut ke mulut konsumen saya yang pernah membeli, ya karna mereka merasa enak dan murah jadinya balik lagi ketempat saya mereka rekomendasikan ke temen-temen mereka.

Apa kendala anda pada saat melakukan usaha tersebut ?

Jawab : Kendala pertama saya adalah tempat yang belum memadai karna dipinggir jalan dan pusatnya keramaian terkadang saya harus turun tangan langsung untuk mengatur tempat kendaraan pembeli saya . Dan kendala yang kedua adalah bahan makanan saya yang harganya tidak stabil sementara saya baru saja memulai usaha tersebut.

Berapa banyak karyawan anda saat ini ?

Jawab : Karyawan saat ini sudah mencapai 10 orang.

Bisa anda sebutkan tugas apa saja yang dilakukan oleh karyawan anda ?

Jawab : 4 orang karyawan saya bertugas untuk membakar dan mengoreng pesanan, yg 2 lagi untuk membuat minuman serta sisanya mengantarkan pesanan. Dan saya sendiri mengurus pembayaran disini serta saya sendiri melayani skaligus jika ada komplain tentang kesalahan pesanan.

Lalu siapa yang bertugas membeli bahan makanan atau minuman jika bahan makanan seperti sosis dan minumannya habis ?

Jawab : Jika sosis dan minumannya abis , saya sendiri yang akan membeli bahan makanan tersebut agar saya tau perkembangan harga yang terjadi pada bahan makanan yang saya jual. Dan untuk meminimalkan terjadinya penyelewengan dana namun terkadang saya menyuruh karyawan saya untuk belanja.

Ada berapa cabang yang anda punya saat ini ?

Jawab : Saat ini saya memiliki 2 cabang dikota bekasi , yang terbesar adalah ditempat pertama kali saat membuka usaha ini . Hanya saja skarang saya tidak lagi diemperan jalan. Sekarang saya sudah pindah keruko yang lumayan besar untuk memuaskan pelanggan saya.

Lalu bagaimana dengan menu yang anda sajikan saat ini ?

Jawab : menu yang saya sajikan saat ini lumayan banyak. Dan demi menikuti permintaan pembeli agar tidak selalu monoton saya menciptakan menu-menu baru dan bekerja sama dengan rekan saya yang membuka makanan ringan lainny

Apakah pemasukan dan pengeluaran yang terjadi pada usaha anda catat ?

Jawab : Kalo soal catat mencatat pemasukan dan pengeluaran yang terjadi pasti selalu saya catat, karena kalo tidak saya catat maka saya tidak tahu berapa pendapatan, pengeluaran dan untuk yang saya dapat.

Lalu berapakah omset atau pendapatan anda dalam sebulan ?

Jawab : Kalo soal pendapatan sie tergantung yah. Apalagi dulu sebelum saya punya cabang lain pendapatan saya hanya sekitar Rp. 2.000.000 – Rp. 4.000.000.Tergantung banyaknya pembeli.

Lalu berapa keuntungan yang anda dapat ?

Jawab : Keuntungan yang saya dapat yaitu sekitar Rp. 800.000 – Rp. 1.500.000 setelah dipotong gaji karyawan , pembelian bahan baku makanan saya.

Dengan sistem apa anda mengaji karyawan anda ?

Jawab : Saya mengaji karyawan saya dengan cara memberikan gaji tiap 1 bulan sekali.

Apakah gaji tersebut tetap atau tergantung banyaknya pembeli yang didapat ?

Jawab : Saya memberi gajinya secara tetap , jika sedang banyak pembeli maka saya akan memberi sedikit bonus untuk mereka.

KESIMPULAN

Pada hasil wawancara yang saya lakukan diatas , saya dapat menyimpulkan bahwa apa yang dilakukan oleh wirausaha makanan tersebut sudah terorganisasi dengan baik dan membagi tugas karyawan sesuai dengan tugasnya masing-masing serta si pemilik tidak ragu untuk langsung terjun kelapangan jika terdapat komplain dari pembeli. Perkembangan usaha ini termasuk cukup cepat, karena si pemilik pintar dengan melakukan sistem pemasaran ke sekolah-sekolah sekitar melalui lembaran serta melakukan trobosan-trobosan terbaru sesuai minat pembeli terutama pembelinya di kalangan remaja. Namun usaha ini masih menggunakan system seperti mencatat semua pemasukan dan pengeluaran, menurut saya sudah seharusnya menggunakan sistem komputerisasi agar lebih akurat lagi dan lebih efisien.