Bab 5
MEMAHAMI DAN
MENDESAIN DATA AKUNTANSI
Bab
5 ini akan menjelaskan bagaimana mendesain file data. Basis data relasional
adalah basis data dimana data disajikan sebagai seperangkat tabel dua dimensi
dengan kolom menunjukan atribut dan baris menunjukan record. Sistem manajemen
basis data merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk
menyimpan, memodifikasi dan menyaring informasi dari basis data.
Tabel Induk
Sistem informasi yang mendukung suatu
proses memerlukan tabel transaksi maupun tabel induk. Secara umum tabel induk
digunakan untuk mnyimpan data yang relatif permanen tentang entitas.
Atribut dan Hubungan
Analisis kejadian digunakan untuk
mendefinisikan transaksi dan tabel induk yang diperlukan. Konsep menghubungkan
tabel transaksi ke tabel induk juga diperkenalkan. Bagian ini menjelaskan tiga
konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang
dikembangkan dari analisis kejadian : (1) kunci primer, (2) kunci atribut
terhubung (kunci asing) dan (3) kardinalitas hubungan. Ketiga konsep tersebut
bersama-sama membantu piranti lunak basis data mengaitkan informasi yang
disimpan di tabel untuk memproduksi berbagai dokumn dan laporan.
1. Kunci utama
Kunci utama (primary key) adalah
atribut-atribut yang secara unik mengidentifikasi record di tabel. Ketika
record ditambah ke tabel, setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama
yang hanya mengidentidikasi record tersebut.
2. Kunci asing
Kunci utama (foreign key) adalah
field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci
asing digunakan untuk menghubungkan suatu tabel dengan tabel lainnya.
3. Hubungan antar tabel
Hubungan antar tabel dihubungkan
dengan menggunakan garis. Kardinalitas hubungan menunjukan beberapa banyak
keterjadian dari suatu jenis entitas (kejadian, sumber daya atau pelaku)
dihubungkan dengan jenis entitas lainnya. Kardinalitas berikut ini digunakan
dalam mendesain basis data : satu dengan satu 1-1 (one to one), satu dengan
banyak 1-m (one to many) dan banyak dengan banyak m-m (many to many).
Menentukan Kardinalitas
Tidak selalu mudah untuk menentukan
kardinalitas hubungan. Ingat bahwa setiap pola membuat dua pernyataan
independen tentang hubungan antar entitas. Juga ingat, bahwa sisi kejadian dari
hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waktu.
Pendesainan Data dengan Diagram Kelas UML
Terdapat empat langkah dasar yang
perlu diambil untuk mengembangkan desain data dengan menggunakan diagram kelas
UML.
Langkah 1 : Letakan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram
kelas UML. Selesaikan langkah ini dengan melakukan hal berikut:
· Identidikasilah kejadian-kejadian
dalam proses bisnis. Gunakan prosedur yang di jelaskan di Bab 2
· Putuskan kejadian mana saja yang
memerlukan tabel transaksi
· Mulailah diagram kelas UML dengan
menampilkan kotak untuk setiap kejadian yang memerlukan tabel transaksi.
Langkah 2 : Letakan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram
kelas UML. Selesaikan langkah ini dengan melakukan hal berikut:
· Untuk setiap kejadian di diagram
kelas UML (dari langkah 1) tentukan entitas barang, jasa atau agen terkait
· Tentukan entitas mana yang memerlukan
tabel induk
· Perhatikan penggunaan tabel induk
untuk melacak lokasi kas dan pengaruh kejadian terhadap saldo-saldo akun di
buku besar
· Tambahkan tabel induk yang diperlukan
ke sisi kelas diagram UML yang teapt.
Langkah 3 : Tentukan hubungan yang diperlukan antar tabel dengan
melakukan hal berikut :
· Untuk setiap garis yang terhubung,
tentukan kardinalitas hubungan antar tabel. Kardinalitas anda harus (1,1),
(1,m) atau (m,m)
· Tulislah kardinalitas disamping garis
antar entitas
· Jika terdapat hubungan banyak dengan
banyak, ubahlah menjadi hubungan satu dengan banyak dengan menambahkan tabel
persimpangan.
Langkah 4 : Tentukan atribut yang diperlukan dengan melakukan hal
berikut :
· Tentukan kunci utama setiap tabel. Tulislah
kunci utama tersebut di kotak untuk entitas atau tabel. Saran untuk tabel
transaksi, tabel persimpangan dan tabel induk adalah sebagai berikut :
Tabel transaksi : Nomor seri sering digunakan
sebagai kunci utama untuk mengidentifikasi record di tabel ini. Setiap record
baru di tabel transaksi diberi sebuah nomor satu tingkat lebih tinggi
dibandingkan nomer kejadian sebelumnya.
Tabel induk : Nomer seri dapat digunakan disini,
tetapi banyak kasus digunakan kode-kode yang lebih berarti.
· Hubungan antar tabel-tabel terkait
dengan menambahkan kunci asing ke salah satu pasangan dalam hubungan tertentu.
Tulislah kunci asing di kotak entitas. Cara dimana tabel-tebel dihubungkan
tergantung pada kardinalitas hubungan.
Hubungan satu dengan satu : Jika dua entitas adalah kejadian,
tambahkan kunci utama pada kejadian pertama dengan urutan atribut-atribut dari
kejadian kedua
Hubungan satu dengan banyak : Hubungkan satu entitas dengan
banyak entitas dengan menambahkan kunci utama satu entitas ke atribut banyak
entitas
Hubungan banyak dengan banyak : Gunakan tabel persimpangan untuk
membagi banyak dengan banyak menjadi dua hubungan satu dengan banyak. Masukan
kunci utama dari setiap dua tabel awal sebagai atribut di tabel persimpangan.
Kombinasi dari dua atribut ini akan menciptakan kunci utama campuran yang unik
untuk tabel persimpangan.
MEMAHAMI DAN MENDESAIN
QUERY DAN LAPORAN
Bab 6 merupakan bagian kedua yang dimaksudkan untuk
mengembangkan pemahaman anda mengenai bagaimana sistem informasi akuntansi
bekerja dan bagaimana sistem informasi akuntansi dapat dikembangkan. Sistem
manajemen basis data (database management system-DBMS) adalah sekumpulan program
yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan kembali
informasi dari suatu basis data.
Query
Query adalah permintaan untuk data
dari satu tabel atau lebih. Query dibagi menjadi dua yaitu :
· structured query language (SQL)
SQL merupakan bahasa yang mencakup perintah untuk mendapatkan
kembali data dari basis data. Di SQL, menggunakan perintah SELECT, FROM dan
WHERE
· query by example (QBE)
QBE adalah antar muka pengguna grafis untuk melakukan hal yang sama.
Tanpa memerhatikan metode manapun,
query ditentukan dengan menyatakan atribut (field) yang diinginkan, tabel
menyimpan informasi yang diinginkan, kriteria dan kondisi yang digunakan untuk
memutuskan record apa yang di dapat kembali.
Jenis-jenis Laporan
Laporan
adalah penyajian informasi yang terpola. Laporan memiliki elemen-elemen dasar
yaitu deader laporan, footer laporan, header kelompok, perincian kelompok dan
footer kelompok. Beberapa laporan mungkin dirancang untuk menyajikan informasi
mengenai kejadian. Laporan lainnya mungkin memfokuskan pada data di tabel induk
dan menyajikan data acuan dan ringkasan di record induk. Terdapat empat jenis
laporan yaitu :
· Laporan daftar sederhana (simple list
report) adalah daftar transaksi laporan
· Laporan perincian yang dikelompokan
(grouped detail report) adalah transaksi penjualan yang dikelompokan menurut
jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setiap jenis produk
· Laporan ringkasan (summary report)
hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan, seperti total penjualan untuk
setiap produk tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan terakhir
· Laporan entitas tunggal (single
entity report) yaitu seperti faktur penjualan yang hanya memberikan perincian
mengenai satu kejadian.
Tata Letak Laporan
Sebagian
besar laporan memiliki header laporan, header halaman, footer halaman dan footer
laporan. Header laporan menunjukan
informasi yang diterapkan pada seluruh laporan (misalnya nama laporan dan nama
perusahaan, tanggal laporan). Header
halaman dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak di bagian
atas setiap halaman. Footer laporan
biasanya digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan seperti total semuanya.
Isi laporan
Perancang
harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna kemudian memutuskan data apa
yang perlu dimasukkan ke dalam laporan.
Laporan Kejadian
Sebagian
besar isi laporan kejadian menggunakan data yang tersedia di dalam tabel
transaksi. Contoh-contoh laporan transaksi meliputi pesanan pmbelian (PO),
fatur pemblian, retur pembelian, pesanan penjualan, faktur penjualan, retur
penjualan, pengiriman, penerimaan kas dan laporan produksi.
Daftar Kejadian Sederhana
Daftar kejadian sederhana (simple event list) menyediakan
daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut
tanggal kejadian atau transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.
Laporan Perincian Kejadian Dikelompokkan
Laporan
perincian kejadian dikelompokkan (grouped event detail reports) menampilkan
daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya di kelompokkan menurut
barang/jasa atau agen.
Laporan Ringkasan Kejadian
Laporan
ringkasan kejadian (event summary report) meringkas data kejadian menurut
berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan
atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan.
Laporan Satu Kejadian
Laporan
satu kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu
kejadian. Seringkali laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk
diberikan kepada pelanggan atau pemasok. Contohnya adalah faktur penjualan dan pesanan
pembelian.
Daftar Acuan dan Laporan Status
Daftar
acuan (refrence list) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel
induk. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama dan alamat, daftar
pemasok, daftar produk yang terjual dan bagan akun-akun buku besar.
Laporan
status (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau
agen. Contoh data ringkasan adalah Jumlah_Barang_di_Gudang, Saldo_Utang dan
Penjualan_Hingga_Sekarang. Laporan status dibuat dalam bentuk terperinci
ataupun ringkasan.
MEMAHAMI DAN
MENDESAIN FORMULIR
Bab ini akan menjelaskan
formulir input yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam SIA. Sebagai pengguna
SIA, akuntan memahami formulir-formulir SIA khusus serta isi, organisasi dan
fitur interaksi pengguna. Sebagai perancang akuntan harus memberikan perhatian
cermat terhadap desain formulir. Antarmuka pengguna yang di desain dengan baik
dapat membuat entri data lebih efisien dan akurat. Di bab ini kita menganggap
formulir sebagai sebuah alat pengendalian internal. Formulir yang di desain
dengan baik dapat meningkatkan akurasi dan pengendalian entri data.
Hubungan antara Formulir Input dan Tabel
Formulir
biasanya digunakan untuk menambahkan data ke tabel akan tetapi tidak terdapat
suatu pemetaan satu dengan satu antara formulir dan tabel. Terdapat tiga
hubungan antar tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang memiliki
hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.
Jenis-jenis Formulir Input
Formulir
yang digunakan untuk entri data dikelompokan menjadi tiga jenis, yaitu :
1. Formulir Entri Satu Record (single record entry form) hanya menampilkan satu record. Formulir
ini digunakan untuk menambah, menghapus atau memodifikasi data di satu record
satu tabel tertentu. Formulir ini seringkali digunakan untuk mengarsipkan data
file induk
2. Formulir Entri Bentuk Tabel (tabular entri form) menyediakan desain seperti kertas kerja
untuk memasukkan banyak record di satu tabel. Jenis formulir ini seringkali
digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian
3. Formulir Entri Multitabel (multi-table entry form) digunakan untuk menambahkan data ke
lebih dari satu tabel.
Cara-cara Entri Data
Data dapat dimasukkan dalam sebuah
formulir dengan empat cara berikut ini :
1. Agen internal mengtik data
2. Agen internal memilih data untuk
dimasukkan dengan menggunakan tabel pencari (look-up table), tombol radio
(radio button) atau kotak cek (check box)
3. Agen internal memindai kode batang
(barcode) produk kartu indentifikasi pelangan
4. Pengguna memasukkan data dengan
menggunakan formulir di situs web perusahaan
Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan
Kebutuhan
akan formulir tergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana
data tersebut dikumpulkan. UML use case dapat digunakan untuk membuat model
interaksi antara pengguna dengan sistem. Use case adalah langkah-langkah yang
terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan sistem untuk tujuan
tertentu. Diagram use case adalah penyajian grafis yang dapat menyediakan
daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi.
Salah
satu alat yang dapat digunakan sebagai bantuan dalam mengembangkan diagram use
case adalah kerangka kerja CRUD yaitu kepanjangan dari Create (buat), Read
(baca), Update (perbaharui), dan Delete (hapus). Kerangka kerja ini menunjukan fungsi-fungsi
dasar yang diperlukan untuk sistem manajemen basis data.
Mendokumentasikan Isi dan Organisasi
Formulir
Sekarang
kita bahas lima unsur formulir yang memerlukan dokumentasi :
1. Atribut yang dicatat di tabel merupakan
atribut-atribut yang dicatat di tabel
2. Atribut yang ditampilkan dari tabel merupakan atribut ini diperoleh dengan membaca dari
tabel
3. Field perhitungan formulir juga memasukan field yang dihitung dari data di tabel
4. Kunci asing isu
terakhir yang diperhatikan pada saat anda mengembangkan pola formulir berkaitan
dengan kunci-kunci asing
5. Query memudahkan
kita untuk menghubungkan data terkait.
Intraksi dengan formulir
Formulir
merupakan pintu masuk ke basis data. Data dapat dimasukan secara tidak akurat
maupun secara curang. Jadi disamping merencanakan isi dan organisasi formulir,
perancang sistem dan akuntan perlu mengembangkan pengendalian yang efisien dan
efektif atas proses entri data.
Elemen-elemen Antarmuka Formulir
Elemen
antarmuka formulir (form interface formulir) merupakan objek-objek pada
formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Berikut
ini beberapa elemen antarmuka yang umum adalah
·
Kotak teks (text box) adalah ruang pada formulir
yang digunakan untuk memasukkan informasi yang ditambahkan ke tabel atau untuk
menampilkan informasi yang dibaca dari tabel
·
Label membantu pengguna untuk memahami
informasi apa yang perlu dimasukkan
·
Fitur pencarian (look-up feature) sering kali ditambah
ke kotak teks yang digunakan untuk memasukkan kunci asing
·
Tombol perintah (common button) digunakan untuk
melakukan suatu tindakkan
·
Tombol radio (radio buttons) memungkinkan pengguna
untuk memilih salah satu dari seperangkat pilihan
·
Kotak cek (check boxes) mirip dengan tombol
radio tetapi dapat memilih lebih dari satu opsi.
Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Entri
Data
Berikut ini merupakan pengendalian
yang dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi
entri data :
·
Kunci utama
·
Fitur pencarian, Fitur ini umumnya diterapkan ketika
data yang akan dimasukkan adalah kunci asing
·
Pemeriksaan record meliputi pembandingan data yang telah
dimasukkan dengan informasi di suatu tabel untuk memeriksa apakah data tersebut
valid
·
Konfirmasi, setelah atribut terkait di validasi
melalui fitur pencarian atau meliputi pemerikasaan record, sistem dapat
membantu pengguna mengkonfirmasi akurasi entri data dengan menampilkan
informasi tambahan
·
Integritas referensial. Anda dapat menetapkan sebuah sistem
yang menguatkan hubungan satu dengan banyak
·
Pemeriksaan format memastikan bahwa data adalah jenis,
panjang dan format yang benar untuk field tertentu
·
Aturan validasi menetapkan batasan atau kondisi
mengenai apa yang dapat dimasukkan di dalam satu field atau lebih
·
Default
·
Melarang field kosong. Mengharuskan pengguna untuk
mamasukkan data di field-field penting dengan melarang pengguna untuk menyimpan
record kecuali jika data telah dimasukkan untuk field tersebut
·
Nilai yang dihasilkan komputer. Akurasi dan efisiensi juga di
tingkatkan dengan nilai-nilai yang dihasilkan komputer
·
Mengingatkan pengguna untuk menerima
atau menolak data. Secara
umum perancang harus menerapkan sebagian besar pengendalian input yang restriktif
pada suatu field.
